ГОСТ 21.203-78

ГОСТ21.203-78

УДК744:69:002:06.354 Группа Ж01

ГОСУДАРСТВЕННЫЙСТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Системапроектной документации

длястроительства

Правилаучета и хранения подлинников

проектнойдокументации

Systemof design documents for construction.

Registrationand storage rules for the originals

ofdesign documentation

Датавведения 1979-07-01

УТВЕРЖДЕН ИВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Государственного комитета СоветаМинистров СССР по делам строительства от 28 июня 1978 г. № 123.

Настоящийстандарт устанавливает правила учета и хранения в проектныхорганизациях подлинников проектно-сметной документации (далееименуемые подлинником документа) на строительство предприятий, зданийи сооружений всех отраслей промышленности и народного хозяйства.

Стандарт неустанавливает правил учета и хранения подлинников документов настроительство закрытых объектов.

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Срокихранения подлинников документов в проектных организацияхустанавливаются министерствами и ведомствами в перечнях документов,согласованных с Главным архивным управлением при Совете МинистровСССР.

Подлинникидокументов отбираются на государственное хранение или уничтожение,как не имеющие научной ценности и потерявшие практическое значение, всоответствии с инструкциями, положениями и правилами работы снаучно-технической документацией в организациях и на предприятияхСССР, утвержденными Главным архивным управлением при Совете МинистровСССР.

1.2.Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием,обеспечением сохранности и учета подлинников документов, находящихсяна ведомственном хранении, и отбором их на государственное хранение,осуществляют министерства и ведомства, а также архивные учреждениясистемы Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

2.УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинникидокументов подлежат учету и хранению в разработавшей их организации.

Подлинникитиповой проектной документации (комплексных типовых проектов, типовыхпроектных решений, рабочей документации на типовые конструкции,изделия и узлы) на здания и сооружения подлежат учету и хранению вЦентральном институте типового проектирования (ЦИТП) Госстроя СССР.

Еслиорганизации-разработчику предоставлено право распространения типовойпроектной документации, то подлинники этой документации подлежатучету и хранению в организации-разработчике. В этом случае ЦИТПупередают к моменту ввода в действие типовой документации паспорт икопии указанной документации.

2.2. Подлинникирабочей документации на строительство зданий и сооружений,законченных строительством, могут передаваться на хранение дирекциипредприятия или заказчику по строительству в порядке, установленномминистерствами и ведомствами по согласованию с Главным архивнымуправлением при Совете Министров СССР.

2.3. При приемеподлинников документов на хранение проверяют:

комплектностьдокументов (в соответствии с ведомостью чертежей или спецификациейизделия, содержанием альбомов, книг и другими документами, в которыхперечислена вся сдаваемая документация):

наличиенеобходимых подписей и дат;

правильностьвыполнения основных надписей и титульных листов;

пригодность ихдля хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования.

2.4. Подлинникидокументов, принятые на хранение, регистрируются в инвентарной книгепо ГОСТ 2.501-68.

2.5. Каждомупринятому на хранение подлиннику документа присваивается одининвентарный номер, независимо от количества листов.

В подлинникедокумента, состоящем из нескольких листов, инвентарный номерпроставляют на каждом листе.

2.6.Одновременно с регистрацией подлинника документа в инвентарной книгезаполняют графы учета, расположенные на поле для подшивки листа этогоподлинника.

2.7. Учетподлинников документов производится на учетных карточках.

В учетныхкарточках по форме 1 обязательного приложения регистрируют подлинникидокументов на строительство предприятий, зданий, сооружений и в томчисле подлинники документов на изделия, по форме 2 - подлинникидокументов, не относящиеся к конкретному предприятию, зданию илисооружению.

Допускаетсяучитывать подлинники документов на изделия отдельно от основныхкомплектов рабочих чертежей зданий и сооружений, используя форму 2.

2.8. Еслиподлинник документа выполнен с учетом возможности изготовления с негодвусторонних копий, в инвентарной книге и в учетной карточкеуказывают количество сдвоенных листов (в числителе) и количествостраниц (в знаменателе).

2.9. В графахучетных карточек указывают:

в графе 1 -инвентарный номер подлинника документа;

в графе 2 - датупоступления подлинника документа на хранение;

в графе 3 -обозначение подлинника документа по основной надписи;

в графе 4 -количество листов в подлиннике документа;

в графе 5 - шифрстроящегося предприятия, здания или сооружения;

в графе 6 -наименование подлинника документа, например: "Технико-экономическиеобоснования";

в графе 7 -отметку об аннулировании, замене подлинника документа;

в графе 8 -условное обозначение стадии проектирования;

в графе 9 -наименование строящегося предприятия, здания или сооружения и местостроительства;

в графах 10, 11- порядковые номера листов учетной карточки.

2.10. Подлинникидокумента, выполненные на листах формата 24 и менее, хранят вразвернутом виде. Подлинники документа, выполненные на листах форматаболее 24, - в свернутом виде на скалках.

Допускается, принеобходимости, хранить подлинники документов в сложенном виде вжестких папках сфальцованными на формат 11.

Подлинникикомплексных типовых проектов, рабочей документации на типовыеконструкции, изделия и узлы, независимо от формата и количествалистов, следует хранить в развернутом виде в жестких папках.

2.11. Снятиекопий с подлинников документов производится с разрешения главногоинженера (архитектора) проекта или начальника отдела.

2.12. Выдачуподлинников документов для внесения в них изменений производят порасписке или абонентской карточке (применительно к форме 5 ГОСТ2.501-68) на основании разрешения на внесение изменений.

Выдачуподлинников документов для восстановления производят по специальномураспоряжению руководителя (или его заместителя) организации -держателя подлинников документов.

2.13. Передвнесением изменений или восстановлением подлинника документа с негоизготовляют архивную копию, на которой ставят штамп "Архивныйэкземпляр". В архивную копию изменений не вносят и хранят ееотдельно от подлинников.

2.14. Прианнулировании подлинника документа на всех аннулированных листахэтого подлинника ставят штамп "Аннулирован, заменен ....разрешение № .... от .....19...г."

Еслианнулирование производится без замены, слово "заменен" вштампе зачеркивают.

2.15. Подлинникианнулированных и замененных документов хранят отдельно от подлинниковдействующих документов.

Подлинникитиповой проектной документации, исключенной из числа действующей,передаются ЦИТПом в установленном порядке на хранение разработавшимих организациям; при этом с подлинников рабочих чертежей конструкций,изделий и узлов изготовляют микрофильмы, которые хранятся в ЦИТПе.

3.ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Пришедшие внегодность или утерянные подлинники документов по решениюруководителя (или его заместителя) организации - держателяподлинников могут быть восстановлены.

3.2. Довосстановления подлинника документа должен быть составлен акт (форма3 обязательного приложения) о списании пришедшего в негодность илиутерянного подлинника документа. Акт должен быть утвержденруководителем организации-разработчика или его заместителем.

3.3.Восстановленные подлинники документов действуют так же, какзамененные подлинники.

Изменения ввосстановленный подлинник документа вносят на основании всехразрешений на внесение изменений, выданных до момента еговосстановления. Подлинник документа восстанавливают без оформленияразрешения.

3.4.Восстановление подлинника документа производят от руки или путемперепечатки на пишущей машинке.

Восстановленныйподлинник документа должен по своему техническому содержаниюпредставлять точную копию восстанавливаемого подлинника документа.

Допускаетсяизготовлять восстановленный подлинник документа методами,обеспечивающими его полную идентичность с подлинником документа, скоторого производится восстановление.

Дальнейшееоформление восстановленного подлинника документа производят всоответствии с требованиями п.3.8.

3.5. Вподлиннике документа, восстановленном путем перекопирования, невоспроизводят размеры, надписи, графические изображения, зачеркнутыев соответствии с разрешением на внесение изменений в подлиннике (иликопии), с которого снимается восстановленный подлинник.

3.6. В первуюснизу строку таблицы изменений каждого листа восстановленногоподлинника документа, изготовленного вручную, переносят запись толькоо последней замене или последнем изменении данного листа.

3.7. Подписи,визы и даты, имеющиеся на восстанавливаемом подлиннике документа (втом числе в таблицах изменений), в восстановленном подлинникедокумента, изготовленном вручную, вписывают чертежным шрифтом изаключают в круглые скобки. Взамен неразборчивых подписей в круглыхскобках пишут слово "Подпись".

3.8.Восстановленный подлинник документа должен быть заверен лицом,уполномоченным руководителем подразделения, выпустившего этотподлинник.

Надпись,подтверждающую правильность восстановленного подлинника документа,выполняют тушью на поле для подшивки, например:

"Восстановленс подлинника.

Верно: (подпись,фамилия и дата)";

"Восстановленс копии.

Верно: (подпись,фамилия и дата)".

3.9. В верхнемправом углу поля каждого восстановленного листа подлинника документадолжна быть надпись тушью: "Восстановленный подлинник №...." с указанием порядкового номера восстановления данноголиста подлинника документа.

3.10.Восстановленному подлиннику документа сохраняют инвентарный номерподлинника, с которого производилось восстановление. О восстановленииподлинника документа делают отметку в инвентарной книге и учетнойкарточке.

3.11. Наподлиннике документа, взамен которого изготовлен восстановленныйподлинник документа, ставят штамп: "Заменен восстановленнымподлинником № ...", в котором указывают номер очередноговосстановления и дату принятия восстановленного подлинника документана хранение.

3.12. Подлинникидокументов, взамен которых изготовлены восстановленные подлинники,хранят в сложенном виде, подобранными по возрастанию числовыхобозначений документов.

Приложение

Обязательное

Форма1

ФОРМЫПО УЧЕТУ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Учетнаякарточка

(лицеваясторона)